CY Closing, SI Cut-off และ VGM Cut-off คืออะไร? วางแผนงานส่งออกให้ทันกำหนด

เมื่อได้รับ Booking Confirmation สำหรับงานส่งออก เรามักเห็นวันและเวลาหลายรายการอยู่ในเอกสารเดียวกัน เช่น CY Cut-off, SI Cut-off และ VGM Cut-off บางเอกสารใช้คำว่า Closing ขณะที่บางระบบใช้คำว่า Cut-off จึงอาจเข้าใจได้ว่าเป็นเวลาเดียวกันทั้งหมด

แต่ละกำหนดใช้กับคนละขั้นตอน บางรายการเกี่ยวกับการนำตู้หนักเข้าลานหรือท่าเรือ บางรายการเกี่ยวกับข้อมูลสำหรับออกเอกสาร และบางรายการเกี่ยวกับน้ำหนักรวมที่ผ่านการตรวจสอบ หากยึดเวลาผิดรายการ แม้รถจะไปถึงท่าเรือทันก็อาจยังมีข้อมูลไม่ครบ หรือในทางกลับกัน เอกสารอาจพร้อมแล้วแต่ตู้ไปถึงหลังเวลารับตู้ของเที่ยวเรือนั้น

บทความนี้อธิบายคำที่พบบ่อยในงานส่งออกแบบตู้เต็ม (FCL) เพื่อช่วยให้อ่าน Booking และวางแผนรถได้ง่ายขึ้น ชื่อรายการ วิธีส่งข้อมูล และเงื่อนไขจริงอาจต่างกันตามสายเรือ เที่ยวเรือ ท่าเรือ ลานตู้ ประเภทสินค้า และประเทศปลายทาง จึงควรยึด Booking Confirmation และประกาศฉบับล่าสุดของงานนั้นเป็นหลัก

สรุปสั้น ๆ: เวลาแต่ละรายการใช้กับอะไร

คำว่า Cut-off หมายถึงเวลาสุดท้ายของกิจกรรมที่ระบุ ส่วนคำว่า Closing มักใช้ในความหมายใกล้เคียงกันในการทำงานประจำวัน ดังนั้นเมื่อพบคำว่า “Closing” ให้ดูชื่อเต็มของรายการและรายละเอียดใน Booking ก่อนว่าเป็นกำหนดของ CY, เอกสาร หรือขั้นตอนอื่น

CY Closing หรือ CY Cut-off คืออะไร

CY ย่อมาจาก Container Yard ในงานส่งออก คำว่า CY Cut-off หรือ CY Closing โดยทั่วไปหมายถึงกำหนดสุดท้ายที่ตู้ส่งออกต้องเข้าสู่จุดรับตู้หรือลานที่ระบุสำหรับเที่ยวเรือนั้น คำอธิบาย Cut-Off Time ของ Maersk ให้ความหมายโดยรวมว่าเป็นเวลาสุดท้ายที่สามารถส่งมอบตู้หรือสินค้าไปยังเรือหรือจุดที่กำหนดได้

สิ่งสำคัญคือ “รถไปถึงบริเวณท่าเรือ” อาจยังไม่เท่ากับ “ตู้ผ่าน Gate-in เรียบร้อย” เพราะแต่ละ Terminal อาจมีขั้นตอนตรวจเอกสาร ชั่งน้ำหนัก ตรวจหมายเลขตู้และซีล หรือจัดคิวรับตู้ต่างกัน ควรยืนยันให้ชัดว่าขั้นตอนไหนถือว่านำตู้เข้าทัน Cut-off

ก่อนวางแผนรถ ควรดูข้อมูลอย่างน้อยดังนี้

• ชื่อท่าเรือ Terminal หรือลานที่ต้องคืนตู้หนัก
• วันและเวลาของ CY Cut-off พร้อมเขตเวลาที่ใช้
• หมายเลข Booking, Vessel และ Voyage ที่ตรงกับแผนล่าสุด
• วันและเวลาที่จุดรับตู้เปิดให้ Gate-in สำหรับเที่ยวเรือนั้น
• เงื่อนไขเพิ่มเติม เช่น เอกสาร สถานะศุลกากร VGM หรือข้อกำหนดของสินค้าพิเศษ
• เวลาเป้าหมายภายในที่เร็วกว่า Cut-off เพื่อไม่ต้องวางแผนให้รถถึงตรงนาทีสุดท้าย

การนำตู้เข้าสู่ลานก่อน CY Cut-off เป็นเพียงเงื่อนไขส่วนหนึ่ง ยังต้องผ่านข้อกำหนดด้านเอกสาร การวางแผนบรรทุก ความพร้อมของเรือ และการรับตู้ของผู้เกี่ยวข้อง จึงไม่ได้รับประกันว่าตู้จะได้ขึ้นเรือเสมอไป

SI Cut-off คืออะไร

SI ย่อมาจาก Shipping Instruction เป็นชุดข้อมูลที่ผู้ส่งออกหรือตัวแทนส่งให้สายเรือ เพื่อใช้จัดทำเอกสารขนส่ง เช่น Bill of Lading ตาม คำอธิบาย Shipping Instruction ของ Maersk ข้อมูลนี้ครอบคลุมรายละเอียดสินค้า ผู้เกี่ยวข้อง และข้อกำหนดสำหรับการขนส่ง

SI Cut-off จึงเป็นกำหนดส่งข้อมูล ไม่ใช่กำหนดที่รถต้องเข้าท่าเรือ ตัวอย่างข้อมูลที่มักเกี่ยวข้อง ได้แก่

• หมายเลข Booking และหมายเลขตู้
• Shipper, Consignee และ Notify Party ตามที่เกี่ยวข้อง
• จำนวนและชนิดหีบห่อ
• รายละเอียดสินค้าและ Marks and Numbers
• น้ำหนักสินค้า
• ข้อมูลท่าเรือต้นทาง ปลายทาง และเงื่อนไขเอกสาร
• ข้อมูลอื่นตามข้อกำหนดของสายเรือหรือประเทศที่เกี่ยวข้อง

ผู้ให้บริการรถขนส่งอาจช่วยส่งหมายเลขตู้ หมายเลขซีล หรือสถานะงานให้ผู้ประสานงาน แต่การจัดทำและยืนยัน SI อาจอยู่นอกขอบเขตงานรถ จึงควรตกลงตั้งแต่ต้นว่าใครเป็นผู้รวบรวม ตรวจ และส่ง SI เข้าระบบ

หากข้อมูล SI เปลี่ยนหลังส่งแล้ว เช่น จำนวนหีบห่อ น้ำหนัก คำอธิบายสินค้า หรือข้อมูลผู้รับ ให้ผู้รับผิดชอบตรวจขั้นตอนแก้ไขและกำหนดของสายเรือโดยตรง เพราะการแก้ข้อมูลในแผนรถไม่ได้ทำให้เอกสารขนส่งเปลี่ยนตาม

VGM คืออะไร และต่างจากน้ำหนักสินค้าอย่างไร

VGM ย่อมาจาก Verified Gross Mass หมายถึงน้ำหนักรวมที่ผ่านการตรวจสอบของตู้ที่บรรจุแล้ว ไม่ใช่น้ำหนักสินค้าเพียงอย่างเดียว โดยรวมสินค้า บรรจุภัณฑ์ พาเลต วัสดุรองและวัสดุยึดตรึง ตลอดจนน้ำหนักตู้เปล่า (Tare Weight)

สรุปง่าย ๆ: VGM = น้ำหนักสินค้าและอุปกรณ์ที่บรรจุทั้งหมด + Tare Weight ของตู้

International Maritime Organization (IMO) อธิบายว่า SOLAS กำหนดให้ Shipper รับผิดชอบจัดหาและส่ง VGM ให้ตัวแทนเรือและ Terminal ล่วงหน้าเพียงพอสำหรับใช้วางแผนบรรทุกเรือ และการมี VGM เป็นเงื่อนไขหนึ่งสำหรับการนำตู้บรรจุแล้วขึ้นเรือ

คำว่า Shipper ในข้อกำหนดนี้หมายถึงบุคคลหรือนิติบุคคลที่ระบุเป็น Shipper ใน Bill of Lading, Sea Waybill หรือเอกสารขนส่งที่เทียบเท่า หรือเป็นผู้ทำสัญญาขนส่งกับสายเรือ ผู้รับผิดชอบจึงไม่จำเป็นต้องเป็นโรงงาน ผู้บรรจุสินค้า หรือผู้ให้บริการรถขนส่งเสมอไป

IMO ระบุวิธีตรวจสอบน้ำหนักไว้สองแนวทางหลัก

1. ชั่งตู้ที่บรรจุและปิดผนึกแล้ว ด้วยอุปกรณ์ที่ผ่านการรับรองตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
2. ชั่งน้ำหนักแต่ละส่วนแล้วรวมกัน ได้แก่ สินค้า หีบห่อ พาเลต วัสดุรองและวัสดุยึด แล้วบวก Tare Weight ของตู้ โดยใช้วิธีที่ได้รับการรับรองจากหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศที่บรรจุตู้

วิธีที่ใช้ได้จริง ช่องทางส่ง VGM และเอกสารประกอบต้องตรวจตามข้อกำหนดของงานนั้น น้ำหนักจาก Packing List จะใช้เป็น VGM ได้หรือไม่ จึงขึ้นอยู่กับว่าได้รวมองค์ประกอบครบและผ่านวิธีตรวจสอบที่ยอมรับแล้วหรือยัง

VGM Cut-off คืออะไร

VGM Cut-off คือกำหนดสุดท้ายที่ข้อมูล VGM ต้องเข้าสู่ช่องทางที่ระบุ เพื่อให้พร้อมสำหรับการวางแผนบรรทุกเรือ เวลานี้อาจไม่ตรงกับ CY Cut-off และ SI Cut-off

คำแนะนำ VGM ของ Hapag-Lloyd ระบุให้ส่ง VGM หลังตู้บรรจุและปิดผนึกแล้วโดยเร็ว และตรวจ VGM Cut-off จากตารางเรือหรือ Booking Confirmation ของงานนั้น

ก่อนยืนยัน timeline ของงาน ควรตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้

• ใครคือ Shipper ที่รับผิดชอบ VGM ตามเอกสารขนส่ง
• VGM ได้มาจากการชั่งหรือคำนวณด้วยวิธีใด
• ใครเป็นผู้ชั่งหรือรวบรวมน้ำหนัก
• ต้องส่งผ่านเว็บไซต์, EDI, ตัวแทน หรือช่องทางใด
• ต้องใช้หมายเลขตู้และหมายเลขซีลในขั้นตอนไหน
• VGM Cut-off ของ Booking ฉบับล่าสุดคือเมื่อใด
• หากชั่งที่ Terminal ต้องมีขั้นตอน ค่าใช้จ่าย หรือเวลาประมวลผลเพิ่มเติมหรือไม่

รถขนส่งเป็นส่วนหนึ่งของ timeline เพราะตู้ต้องบรรจุ ปิดผนึก และเคลื่อนย้ายตามแผน ส่วนผู้รับผิดชอบรับรองและส่ง VGM ควรยืนยันกับ Shipper, Freight Forwarder และสายเรือให้ชัดเจน การพาตู้ไปชั่งเพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้ผู้ขับรถหรือผู้ให้บริการรถเป็นผู้รับรอง VGM

กำหนด CY, SI และ VGM อาจเรียงไม่เหมือนกัน

การจำเป็นลำดับตายตัวว่า SI ต้องมาก่อน VGM และ VGM ต้องมาก่อน CY อาจใช้ไม่ได้กับทุกงาน เพราะลำดับจริงขึ้นอยู่กับสายเรือ เส้นทาง Terminal ช่องทางส่งข้อมูล และเงื่อนไขของสินค้า วิธีที่ชัดกว่าคืออ่านวันเวลาแต่ละช่องจากเอกสารล่าสุด แล้ววางแผนย้อนกลับจากกำหนดที่มาถึงก่อน

ตัวอย่างหนึ่งของลำดับงานโดยทั่วไปมีดังนี้

1. ได้รับและตรวจ Booking Confirmation
2. ยืนยันจุดรับตู้เปล่า จุดบรรจุ และจุดคืนตู้หนัก
3. ส่ง SI ภายใน SI Cut-off ตามหน้าที่ที่ตกลงกัน
4. รับตู้เปล่าและนำไปบรรจุสินค้า
5. ปิดผนึกตู้ ตรวจหมายเลขตู้และซีล
6. ดำเนินการตรวจสอบน้ำหนักและส่ง VGM ตามวิธีที่กำหนด
7. นำตู้หนักเข้าสู่ CY หรือ Terminal ภายในกำหนด
8. ติดตามสถานะเอกสาร การรับตู้ และเที่ยวเรือ

ลำดับนี้เป็นเพียงภาพรวม บางงานอาจชั่งตู้หรือส่ง VGM ที่ Terminal และบางระบบอาจให้กรอก VGM ร่วมกับขั้นตอน SI จึงควรตรวจขั้นตอนจริงก่อนสั่งรถ

ตัวอย่างการวางแผนย้อนกลับจาก CY Closing

สมมติว่า Booking ระบุ CY Cut-off วันศุกร์เวลา 18:00 เป้าหมายของทีมไม่ควรเป็นการพารถไปถึงเวลา 17:59 แต่ควรกำหนดเวลาภายในให้เร็วกว่า Cut-off และเผื่อขั้นตอนที่อาจใช้เวลานานกว่าคาด

แผนอาจประกอบด้วย

• เวลาที่ต้องการให้ตู้ผ่าน Gate-in เรียบร้อย
• เวลาวิ่งจากโรงงานถึง Terminal รวมช่วงรถหนาแน่น
• เวลาตรวจเอกสาร ชั่งน้ำหนัก หรือรอคิวตามแผน
• เวลาบรรจุสินค้าและตรวจจำนวน
• เวลาติดซีล ถ่ายรูป และส่งหมายเลขตู้หรือซีล
• เวลารับตู้เปล่าและเดินทางเข้าโรงงาน
• เวลาสำรองสำหรับการเปลี่ยนลาน รถติด เครื่องจักรล่าช้า หรือข้อมูลไม่ตรง

จำนวนชั่วโมงที่ต้องเผื่อไม่มีค่าตายตัว งานที่อยู่ใกล้ท่าเรือแต่มีข้อกำหนดเข้าพื้นที่หลายขั้นตอนอาจต้องเผื่อมากกว่างานที่อยู่ไกลแต่มีแผนบรรจุแน่นอน ระยะทางจากโรงงานถึงท่าเรือจึงเป็นเพียงข้อมูลส่วนหนึ่งในการประเมินว่าจะทัน Closing หรือไม่

เมื่อเสี่ยงไม่ทัน Cut-off ควรทำอย่างไร

หากการบรรจุ รถ หรือเอกสารเริ่มล่าช้า ควรแจ้งผู้เกี่ยวข้องทันที เพราะยิ่งใกล้เวลา Closing ทางเลือกในการปรับแผนอาจยิ่งน้อยลง

ข้อมูลที่ควรสรุปให้ครบ ได้แก่

• Booking, Vessel และ Voyage
• หมายเลขตู้และซีล หากมีแล้ว
• Cut-off รายการที่ได้รับผลกระทบ
• สถานะปัจจุบันของสินค้า ตู้ รถ เอกสาร และ VGM
• ตำแหน่งรถและเวลาถึงโดยประมาณ
• สาเหตุที่ล่าช้าและเวลาที่คาดว่าจะพร้อม
• สิ่งที่ต้องการให้สายเรือ Freight Forwarder หรือ Terminal ช่วยตรวจสอบ

หาก ETD เลื่อน ให้ตรวจ Cut-off ฉบับล่าสุดอีกครั้งแทนการสรุปว่าเวลาจะเลื่อนตามโดยอัตโนมัติ ส่วนคำขอขยายเวลาจะมีผลเมื่อได้รับการยืนยันจากสายเรือ Terminal หรือผู้รับผิดชอบที่เกี่ยวข้องแล้ว หากได้รับเวลาใหม่ ควรส่งข้อมูลฉบับเดียวกันให้ทีมรถ โรงงาน และผู้ดูแลเอกสาร

เช็กลิสต์ก่อนยืนยันรถสำหรับงานส่งออก

ก่อนยืนยันวันและเวลารถ ลองตรวจรายการต่อไปนี้โดยใช้ Booking ฉบับล่าสุด

• Booking, Vessel และ Voyage ตรงกับเที่ยวที่ต้องการ
• จุดรับตู้เปล่าและช่วงเวลาที่รับได้ยืนยันแล้ว
• โรงงานและเวลานัดบรรจุยืนยันแล้ว
• ประเภท ขนาด จำนวนตู้ และน้ำหนักโดยประมาณชัดเจน
• CY Cut-off และจุดคืนตู้หนักชัดเจน
• SI Cut-off พร้อมผู้รับผิดชอบส่งข้อมูลชัดเจน
• วิธีจัดทำ VGM, VGM Cut-off และผู้รับผิดชอบชัดเจน
• ข้อกำหนด DG, Customs หรือเอกสารพิเศษได้รับการตรวจแล้ว
• มีเวลาสำรองสำหรับการบรรจุ การเดินทาง และ Gate-in
• ทุกฝ่ายใช้ Booking หรือประกาศ revision ล่าสุดฉบับเดียวกัน

หากข้อมูล Booking และเที่ยวรถยังไม่ครบ สามารถใช้ เช็กลิสต์ข้อมูลสำหรับจองรถขนส่งตู้คอนเทนเนอร์ ช่วยรวบรวมประเภทงาน เส้นทาง วันเวลา และข้อกำหนดหน้างานก่อนส่งให้ผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบ

ตัวอย่างข้อความส่งให้ทีมขนส่งตรวจแผน

งานส่งออก / Booking:
Vessel / Voyage:
ประเภทและจำนวนตู้:

จุดรับตู้เปล่า:
เวลาที่รับตู้ได้:
โรงงาน / พิกัด:
เวลานัดบรรจุ:
ระยะเวลาบรรจุโดยประมาณ:
จุดคืนตู้หนัก / Terminal:

CY Cut-off:
SI Cut-off:
VGM Cut-off:
ผู้รับผิดชอบส่ง SI:
วิธีและผู้รับผิดชอบ VGM:

ประเภทสินค้า / น้ำหนักโดยประมาณ:
ข้อกำหนดพิเศษ:
ข้อมูลที่ยังรอยืนยัน:

ควรแนบ Booking Confirmation ฉบับล่าสุดและระบุรายการที่ยังรอยืนยันให้ชัด เพื่อให้ทีมรถตรวจการรับตู้ เวลาโรงงาน เส้นทาง และการคืนตู้ได้ตรงจุด โดยไม่สับสนว่า SI หรือ VGM ดำเนินการเรียบร้อยแล้วหรือยัง

คำถามที่พบบ่อย

Closing กับ Cut-off เป็นเวลาเดียวกันหรือไม่

อาจใช้ในความหมายใกล้เคียงกันได้บางบริบท แต่ Cut-off ต้องมีชื่อกิจกรรมกำกับ เช่น CY, SI หรือ VGM เวลาสื่อสารงานจึงควรระบุชื่อเต็มแทนการใช้คำว่า Closing เพียงอย่างเดียว

VGM เท่ากับน้ำหนักสินค้าใน Packing List หรือไม่

ไม่ใช่ค่าเดียวกันเสมอไป VGM เป็นน้ำหนักรวมของตู้บรรจุแล้ว ซึ่งรวม Tare Weight ของตู้และวัสดุที่เกี่ยวข้องตามวิธีตรวจสอบที่ยอมรับ

ส่ง SI แล้ว แปลว่ารถคืนตู้ได้เลยหรือไม่

ยังต้องตรวจความพร้อมของตู้ สถานะรับเข้าของ Terminal, CY Cut-off, VGM และเงื่อนไขอื่นของงาน เพราะ SI เป็นขั้นตอนข้อมูลสำหรับเอกสาร ไม่ใช่การยืนยันว่าตู้พร้อมคืนเข้า Terminal แล้ว

หากเรือเลื่อน ETD สามารถใช้ Cut-off ใหม่ได้เลยหรือไม่

ให้ตรวจ Booking Confirmation, schedule หรือประกาศฉบับปรับปรุงจากผู้เกี่ยวข้อง เพราะ Cut-off แต่ละรายการอาจเปลี่ยนหรือคงเดิมก็ได้

ขอขยาย CY Cut-off ได้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับสายเรือ Terminal เที่ยวเรือ และสถานะของงาน การส่งคำขอไม่เท่ากับได้รับอนุมัติ ควรรอคำยืนยันที่ระบุ Booking, เที่ยวเรือ และเวลาใหม่อย่างชัดเจนก่อนปรับแผนรถ

---

การวางแผนส่งออกที่ดีไม่ใช่การจำว่า Closing อยู่ก่อน ETD กี่ชั่วโมง แต่คือการแยกให้ได้ว่ากำหนดแต่ละรายการใช้กับขั้นตอนไหน ใครรับผิดชอบ และต้องใช้อะไรยืนยันว่าขั้นตอนนั้นเสร็จเรียบร้อยแล้ว

เมื่อได้รับ Booking แล้ว สามารถดู ขั้นตอนการขนส่งตู้คอนเทนเนอร์ เพื่อจัดลำดับงาน หรือ ส่ง Booking และรายละเอียดเที่ยวรถให้ทีม Trailsmotive ช่วยตรวจสอบแผนเบื้องต้น พร้อมระบุรายการที่ยืนยันแล้วและรายการที่ยังรอข้อมูลให้ครบในข้อความเดียว